Workflow zur Aufgabenaktualisierung

MiriMar erstellt 14 Nov. 2012 15:49

Hallo zusammen,

Ich verzweifel seit einigen Tagen an meinem Workflow und komm zu keiner funktionierenden Lösung. Ich hoffe daher sehr, ihr könnt mir (mal wieder) helfen!?

So soll der WF funktionieren:

In der Aufgabenliste wird eine benutzerdefinierte Aufgabe mit mehreren Feldern erstellt (Bestellverfolgung. U.A. kann man hier Bestellnummer, Lieferstatus etc eintragen). Da ich ja benutzerdefinierte Aufgaben nicht einfach so mit Outlook verbinden kann (Bug lässt grüßen), erstelle ich mir also per WF eine einfache Aufgabe in Outlook, bei der das Fälligkeitsdatum auf das in der Aufgabe eingetragene Lieferdatum gesetzt wird. Sinn dahinter ist, dass der Einkauf gerne automatisch benachrichtigt werden würde, wenn der Termin fällig ist und das auch nicht per Email, sondern eben über die Aufgaben.

So weit, so gut, das funktioniert nämlich eigentlich. Nur will ich jetzt, dass wenn in Outlook das Fälligkeitsdatum geändert wird, auch in der dazugehörigen Aufgabe das Lieferdatum geändert/aktualisiert wird. Eine Art Synchronisierung also.

Zwei große Probleme habe ich:

1. Obwohl in Outlook eingestellt ist, dass bei eingetragenem Fälligkeitsdatum automatisch erinnert werden soll, wird die Erinnerungsfunktion durch die von Sharepoint erzeugte Aufgabe nicht aktiviert?! Ich gebe zu, dass ich bei diesem Problem noch nicht so viel gegoogelt habe, also vielleicht komm ich da selbst noch weiter...

aber 2. Die Synchronisierungsfunktion funktioniert einfach nicht. Der Versuch bisher:

- WF1 schaut immer bei Änderung der Aufgabe, ob sich das Lieferdatum geändert hat und aktualisiert entsprechend die Outllook-Liste --> Funktioniert

- WF 2 liegt auf der outook-liste und schaut bei einer Änderung, ob das Änderungsdatum gleich dem letzten Änderungsdatum in der Aufgabenliste ist. Falls nicht, aktualisiert er die Aufgabenliste. Mein Gedanke war, dass sich die Änderungsdaten ja nur unterscheiden, wenn die Änderung von Outlook kommt, nicht aber, wenn die Änderung von der Aufgabenliste kommt. Das seltsame bei diesem Worflow ist, dass es immer eine Weile zu funktionieren scheint, irgendwann kommt dann aber beim Bearbeiten der Aufgabenliste eine Fehlermeldung: Die Liste ist von einem Workflow gesperrt.

Meine bisherigen Überlegungen zu dem Problem: Ich denke, ich verursache da irgendwie ne Schleife, da eine Änderung de Aufgabenliste eine Änderung der Outlook-Liste verursacht, die wiederrum die Aufgabenliste ändert. Ich dachte allerdings, dass ich dem durch die Abfrage des Änderungsdatums begegnet wäre. Andere Möglichkeit für den Fehler wäre aber auch die statische ID, die ich anlege, wenn der neue Eintrag in der Outlook-Liste erstellt wird. Dann speichere ich nämlich die ID des neuen Eintrages in der Aufgabenliste, damit WF2 später überhaupt weiß, welches Aufgabenelement er ändern muss.

Wo ist mein Fehler? Bzw. was kann ich anders machen, damit der WF funktioniert? Eventuell geht das auch einfach gar nicht?

Sorry für den langen Post, ich hoffe, man kann mein Problem überhaupt nachvollziehen;)