E-Mail rausschicken per Workflow, Eingaben anfordern

Andi Fandrich Als Antwort am 29 Feb. 2012 15:00

Erstelle per Workflow eine Aufgabe für den Vorgesetzten mit der Aktion "Daten von einem Benutzer sammeln". Dabei kannst Du ein Auswahlfeld definieren, mit den Auswahlen "Genehmigt" und "Abgelehnt". Was der Vorgesetzte gewählt hat, wertest Du per Workflow aus und reagierst entsprechend.

Orothred 23 Als Antwort am 29 Feb. 2012 15:22

Die Möglichkeit hab ich schon gefunden, aber gefällt mir nicht so ganz, da dort eine vorgefertigte E-Mail rausgeschickt wird. Ich möchte allerdings in der E-Mail an den Vorgesetzten auch gleich drinstehen haben wer beantragt hat, welcher Raum betroffen ist, zu welchem Zeitpunkt der Zugang genehmigt werden soll usw.

Ich hab das früher schonmal gemacht, dass man in die E-Mail irgendwie einen Link einbauen konnte, über den dann eine Listenspalte bearbeitet werden konnte, ich weiß nur leider nicht mehr, wie das geht.

Andi Fandrich Als Antwort am 29 Feb. 2012 15:33

Schalte die Standardmail einfach ab (in den Einstellungen der Aufgabenliste) und setze einen zweiten Workflow auf die Aufgabenliste, der bei Neuanlage automatisch startet. Der Workflow verschickt dann die Mail mit den gewünschten Informationen.

Orothred 23 Als Antwort am 1 März 2012 12:27

Also den Punkt, wo man diese Standardmail ausschalten kann, finde ich nicht.....sry, hab lange nix mehr mit dem Sharepoint Designer gemacht, muss mich da erstmal wieder reinfinden...

So ganz ist mir das vorgehen, dass du meint noch nicht klar. Wie genau bringe ich die Daten aus dem ersten Workflow dann in die E-Mail im Zweiten?

Andi Fandrich Als Antwort am 1 März 2012 12:55

Zum Ausschalten der Standardmail gehst Du mit dem Browser in die Aufgabenliste und klickst oben unter "Liste" auf "Listeneinstellungen" und dort unter "Erweiterte Einstellungen".

Im Workflow auf der Aufgabenliste hast Du als "Aktuelles Element" eine Workflowaufgabe. Diese weiß zu welchem Element sie gehört. Du kannst also in der ursprünglichen Liste nachschlagen, wobei die Element-ID dem Feld "Workflowelement-ID" der Aufgabe entspricht.

Orothred 23 Als Antwort am 1 März 2012 13:06

Ah, jetzt hab ich verstanden was du meinst.....ok, soweit, so gut....

Ich kann also den Eintrag, der in meiner Antragsliste erstellt wird, über [%Tasks:Workflow Item ID%] ansprechen....theoretischerweise müsste ich also z.B. über [%Tasks:Workflow Item ID:Grund%] auf das Feld "Grund" in meiner Antragsliste zugreifen können? Geht aber so nicht...

Andi Fandrich Als Antwort am 1 März 2012 13:08

Genau so sollte es aber gehen. Da muß etwas anderes schieflaufen.

Edit: eigentlich sollte das auch %Current Item:Workflow Item ID% heißen

Orothred 23 Als Antwort am 1 März 2012 13:13

hm, funktioniert damit auch nicht...was könnt denn da im argen liegen?

Orothred 23 Als Antwort am 1 März 2012 14:00

So, mir is nochmal aufgefallen. Wenn ich im E-Mail-Text über "Nachschlagevorgang im Textkörper einfügen" z.B. die Workflow Item ID aufwähle, dann schreibt er mir [%Tasks:Workflow Item ID%] hin, und ich bekomm ne E-Mail, in der eben die ID drinsteht.

Wenn ich das gleiche händisch hinschreib, dann schreibt er mir in die E-Mail auch [%Tasks:Workflow Item ID%].

Den Eintrag, den er erstellt, wenn ichs über "Nachschlagevorgang im Textkörper einfügen" mache, kann ich ja anschließend nicht mehr bearbeiten.

Bin grad leicht ratlos :-)

Andi Fandrich Als Antwort am 1 März 2012 14:13

[quote user="Orothred 23"]Wenn ich im E-Mail-Text über "Nachschlagevorgang im Textkörper einfügen" z.B. die Workflow Item ID aufwähle, dann schreibt er mir [%Tasks:Workflow Item ID%] hin, und ich bekomm ne E-Mail, in der eben die ID drinsteht[/quote]

Dann hast Du ja bereits die richtige ID. Damit kannst Du doch in der ursprünglichen Liste jedes beliebige Feld nachschlagen.

[quote user="Orothred 23"]Wenn ich das gleiche händisch hinschreib, dann schreibt er mir in die E-Mail auch [%Tasks:Workflow Item ID%].[/quote]

Klar, das ist dann ja auch reiner Text und kein Nachschlagen.

[quote user="Orothred 23"]Den Eintrag, den er erstellt, wenn ichs über "Nachschlagevorgang im Textkörper einfügen" mache, kann ich ja anschließend nicht mehr bearbeiten[/quote]

Doch das geht, wenn Du den Eintrag markierst (Cursor reinsetzen oder Doppelklick) und dann wird auf "Nachschlagen" klickst.

Orothred 23 Als Antwort am 1 März 2012 14:17

[quote user="Andi Fandrich"]Doch das geht, wenn Du den Eintrag markierst (Cursor reinsetzen oder Doppelklick) und dann wird auf "Nachschlagen" klickst.[/quote]

Ja, gut, das ist klar

Aber ich kann ja eben nur per Nachschlagen [%Tasks:Workflow Item ID%] auswählen, sowas wie [%Tasks:Workflow Item ID:Grund%] krieg ich nicht hin....

Andi Fandrich Als Antwort am 1 März 2012 14:44

Du kannst ganz oben im Nachschlagedialog die Liste auswählen, in der Du nachschlagen möchtest. Beim Öffnen steht dort Current Item. Darunter wählst Du das Feld aus (Grund). Und ganz unten gibst Du an, welches Element der Liste Du möchtest. Hier wählst Du "AndereListe:ID" und darunter klickst Du nochmal auf Nachschlagen und dann Current Item / Workflow Item ID.

Orothred 23 Als Antwort am 1 März 2012 14:47

Jetz is der Groschen gefallen....vielen Dank :-)

Orothred 23 Als Antwort am 1 März 2012 14:57

So, eine Frage noch, wie bekomme ich in die E-Mail noch einen Link, der auf die Seite verweist, mit der die im Workflow erstellte Aufgabe direkt bearbeitet werden kann? [%Tasks:Encoded Absolute URL%], [%Tasks:Server Relative URL%] und [%Tasks:URL Path%] funktionieren da nicht....

Andi Fandrich Als Antwort am 1 März 2012 15:02

%Workflow Context:Current Item URL% verweist auf die Ansichtsseite der Aufgabe.

Wenn Du einen Link direkt zur Bearbeitungsseite haben möchtest, mußt Du den selbst zusammenbauen: öffne die Seite im Browser und kopiere die URL. In die Mail fügst Du die wieder ein, entfernst den parameter "Source=..." (oder ersetzt die ZielURL durch etwas sinnvolles) und machst den parameter "ID=..." dynamisch, so daß immer die aktuelle ID eingesetzt wird.

Orothred 23 Als Antwort am 1 März 2012 15:24

Wunderbar, läuft.

Vielen Dank für die ganze Mühe, hat mir sehr geholfen :-)