Workflow genehmigung

Andi Fandrich Als Antwort am 23 Aug. 2011 14:59

Indem Du auf der Bibliothek die Inhaltsgenehmigung aktivierst und den Genehmigungsstatus per Workflow setzt.

djvantob Als Antwort am 24 Aug. 2011 09:21

Danke für den Tipp.

Jetzt müsste nur noch die Person die den Inhalt genehmigen soll eine Benachrichtigung bekommen. Wie bekomm ich es auch noch hin?

Gruß

Tobias

Andi Fandrich Als Antwort am 25 Aug. 2011 08:46

Hängt ganz davon ab, wer das ist :-)

Wie würdest Du es denn manuell machen? Ist das immer dieselbe Person? Ist es der im AD angegebene Vorgesetzte? Oft ist es am Einfachsten man läßt denjenigen, der etwas genehmigen lassen  will, einfach selbst denjenigen angeben, der es genehmigen darf.

djvantob Als Antwort am 25 Aug. 2011 10:51

Wir reden hier über die Inhaltsgenehmigung der Dokumentenbibliothek?
Es ist immer die gleiche Person. Die Person die Mitglied in der Grupper der Inhaltsgenehmiger ist.
Was meinst du mit manuell?

Ich glaub ich beschreib noch mal den Prozess:
Es gibt eine oder mehrere Dokumentenbibliotheken. Jedes mal wenn ein User ein Dokument oder Item in die Bibliothek läd soll eine Benachrichtigung an die Mitglieder der Gruppe Inhaltsgenehmiger gehen. Eine dieser Personen soll dann zustimmen oder ablehnen. Jetzt erst ist das Dokument für alle sichtbar.

Mach ich es per Workflow ist das Dokument schon sichtbar bevor der Workflow auf genehmigt steht. Mach ich es per Inhaltsgenehmigung hab ich als Genehmiger keine Mail oder Nachricht bekommen.

Gruß

Tobias

Andi Fandrich Als Antwort am 25 Aug. 2011 10:56

[quote user="djvantob"]Mach ich es per Workflow ist das Dokument schon sichtbar bevor der Workflow auf genehmigt steht[/quote]

Man geht da anders vor: teile einem Genehmiger (oder einer Gruppe) per Workflow eine Aufgabe zu. Der Workflow wartet dann automatisch, bis die Aufgabe erledigt ist. Für die Mail kannst Du dann entweder die automatischen Mails der Aufgabenliste benutzen oder auch selbst per Workflow eine Mail verschicken.

djvantob Als Antwort am 25 Aug. 2011 11:03

Der Kunde will das es automatisch funktioniert.
Dokument wir reingeladen und dann geht die Mail raus. Jetzt muss der Genehmiger zustimmen und dann erst taucht das Dokument für die anderen Mitarbeiter in der Bibliothek auf?

Was für eine Aufgabe meinst du? Beim Workflow ist das Dokument aber schon für andere sichtbar.

Andi Fandrich Als Antwort am 25 Aug. 2011 11:33

Wenn man mit Inhaltsgenehmigung arbeitet ist das Dokument definitiv erst nach der Genehmigung für andere sichtbar - außer natürlich für diejenigen, die das Recht zum Genehmigen haben. Man kann das Ganze auch über Berechtigungen lösen, die dann vom Workflow entsprechend gesetzt werden. Möglichkeiten gibt es wie meistens viele...

djvantob Als Antwort am 25 Aug. 2011 11:45

Hallo Andi,
ich glaub du verstehst mich nicht oder weiß nicht wie es geht? Ich wollte nur wissen wie ich es bei der Inhaltsgenehmigung hinbekomme das der User der die Dateien genehmigen soll auch eine Benachrichtigung bekommt. Ich weiß es gibt die Alarme für neue Dokumente aber da bekomm der Inhaltsgenehmiger nur eine allgemeine Nachricht. Kein so schönes Fenster wie mit einem Workflow. Workflow und Berechtigung setzen? Das geht dann wohl nur mir Programmierarbeit?

Gruß

Tobias

Andi Fandrich Als Antwort am 25 Aug. 2011 13:26

Tut mir echt leid, aber ich verstehe Dich wirklich nicht. Vielleicht drücke ich mich mit den Erklärungen auch zu unverständlich aus.

Ich versuche es nochmal: wenn Dir die allgemeinen Benachrichtigungen nicht schön genug sind, dann verschicke eine Mail per Workflow. Dazu reicht im Zweifelsfall ein Workflow, der für neue Dokumente automatisch startet und einfach nur eine Mail schickt ohne sonst etwas zu machen. Wenn der Genehmigungsprozeß komplizierter sein soll, kann man den ebenfalls im Workflow abbilden.

Zu den Berechtigungen: es gibt im Workflow auch Aktionen zum Manipulieren der Berechtigungen, aber die sieht man nur innerhalb eines Identitätswechselschritts.

djvantob Als Antwort am 25 Aug. 2011 13:41

Hallo Andi,

dann nochmal :-)

Es gibt zwei Arten der Freigabe: die Inhaltsgenehmigung und der Workflow....

wenn ich aber zusätzlich zur Inhaltsgenehmigung noch einen Workflow anlege dann hab ich in der Dokumentenbibliothek zwei zusätzliche Spalten. Eine für die Inhaltsgenehmigung und eine für den Workflow.
Wenn jetzt der Genehmiger in der Workflow Mail auf "genehmigen" klickt dann steht in der Spalte von der Inhaltsfreigabe immer noch "nicht genehmigt" und in der Workflowspalte steht genehmigt. Die Datei ist weiterhin für andere nicht sichtbar.
Der Genehmiger muss jetzt nochmal für die Inhaltsfreigabe genehmigen.

Andi Fandrich Als Antwort am 25 Aug. 2011 15:29

Wie hast Du denn den Workflow erstellt und welche Aktionen enthält er?

[quote user="djvantob"]wenn ich aber zusätzlich zur Inhaltsgenehmigung noch einen Workflow anlege dann hab ich in der Dokumentenbibliothek zwei zusätzliche Spalten. Eine für die Inhaltsgenehmigung und eine für den Workflow[/quote]

Die Spalte vom Workflow wird immer automatisch in die Standardansicht aufgenommen, aber Du kannst sie problemlos wieder entfernen. Ebenso die Spalte für die Inhaltsgenehmigung.

djvantob Als Antwort am 28 Aug. 2011 14:03

Hallo Andi,

ich hab jetzt eine Lösung von Microsoft bekommen.
http://office.microsoft.com/en-us/windows-sharepoint-services-help/use-a-workflow-to-manage-content-approval-for-a-library-HA010154436.aspx

Gruß und noch einen schönen Sonntag