Workflow starten vor Erreichen eines vorgegebenen Datums

Andi Fandrich Als Antwort am 23 Aug. 2011 11:47

Lasse den Workflow automatisch für alle neuen Elemente starten und verwende dann die Aktion "Bis Datum anhalten". Damit läßt Du den Workflow bis zum gewünschten Zeitpunkt warten.

J. Kuhn Als Antwort am 23 Aug. 2011 11:51

Wenn ich jetzt aber nicht bis zum angegebenen Datum die Mail versenden will, sondern schon drei Wochen vor Erreichen des Datums? Oder geht das nicht mit dem SPD?

Andi Fandrich Als Antwort am 23 Aug. 2011 12:12

Natürlich geht das. Halte den Workflow einfach drei Wochen weniger an ;-)

Erstelle eine Workflowvariable vom Typ Datum und weise ihr das Feld zu. Nimm die Workflowaktion für Datumsberechnungen und ziehe 21 Tage ab. Halte den Workflow bis zum Datum in der Variablen an.

J. Kuhn Als Antwort am 23 Aug. 2011 12:33

Du meinst die Workflowaktion "Berechnung ausführen?"

Edit:

Ich habe den Workflow mal so aufgebaut:

Ist das richtig so? Habe so manche Probleme da richtig mitzudenken ;-)

Andi Fandrich Als Antwort am 23 Aug. 2011 12:49

Nein, die ist für Berechnungen mit Zahlen. Es gibt noch eine für Datumswerte, aber den Namen kann ich Dir auswendig nicht sagen. Sollte aber selbsterklärend sein.

Edit: ich denke die Berechnung funktioniert nicht (s.o.). Bei Datumswerten kann man auch angeben, welche Einheit addiert oder subtrahiert werden soll (Tage, Monate, usw.).

Und soweit man das erkennen kann, bringt die Bedingung nichts, weil sie keine Aktionen enthält. Schiebe die Aktionen nach oben, damit sie eingerückt unter der Wenn... -Bedingung erscheinen.

Sonst sieht es aber gut aus.

J. Kuhn Als Antwort am 23 Aug. 2011 14:37

Es gibt foldende Aktionen mit Datum-Bezug:

- Intervall zwischen Daten suchen

- Bis Datum anhalten

- Den Zeitbereich des Felds "Datum/Uhrzeit" festlegen

- Für Dauer anhalten

- Zeit zum Datum hinzufügen

Bin ich zu blöd, weil ich finde die Datumsberechnung nicht, außer dass man vielleicht "negative Tage" bei der letzten Aktion eingibt.

Andi Fandrich Als Antwort am 23 Aug. 2011 15:06

[quote user="J. Kuhn"]- Zeit zum Datum hinzufügen

Bin ich zu blöd, weil ich finde die Datumsberechnung nicht, außer dass man vielleicht "negative Tage" bei der letzten Aktion eingibt[/quote]

Genau das ist es :-)

J. Kuhn Als Antwort am 23 Aug. 2011 16:43

Jetzt hab ich ein anderes gravierendes Problem: Der Emailversand funktioniert nicht mehr aus Workflows heraus. Egal was ich einstelle, es kommt keine Mail an, die getriggert verschickt werden sollte. Nur noch Infomails (z.B. Benachrichtigungen) kommen an. Was kann passiert sein? Mailversand ist korrekt konfiguriert, es gibt keine Fehler in der Ereignisanzeige. In den SharePoint-Logs finde ich auch nichts verdächtiges...

Andi Fandrich Als Antwort am 23 Aug. 2011 17:08

Baue mal schnell einen Testworkflow, der als einzige Aktion eine Mail an Dich schickt.

J. Kuhn Als Antwort am 23 Aug. 2011 17:15

Habe ich gerade getan (Wenn erstellt con mir, Email an mich, und dann noch probiert nur mit der Aktion Email versenden an mich). Beide Male leider keine Mail angekommen bei mir... :( Ich wüsste überhaupt nicht warum.

Edit: Das Problem scheint sich gelichtet zu haben: Ich habe ständig mit dem Systemkonto die Veränderungen gemacht an den Elementen, da ging keine Mail raus an mich (trotz hinterlegter korrekter Emailadresse). Sobald ich mit meinem normalen Domönen-User die Änderungen gemacht habe, ging alles wunderbar, alle Mails kamen nun an. Sehr sonderbar. Ist das ein Bug oder so gewollt?

J. Kuhn Als Antwort am 23 Aug. 2011 17:40

Nun läuft auch der Zeitworkflow! :-) Vielen herzlichen Dank mal wieder :-) Genau das mit den negativen Tagen hat gezogen.

C.Kaiser Als Antwort am 23 Aug. 2011 19:34

[quote user="J. Kuhn"]

Edit: Das Problem scheint sich gelichtet zu haben: Ich habe ständig mit dem Systemkonto die Veränderungen gemacht an den Elementen, da ging keine Mail raus an mich (trotz hinterlegter korrekter Emailadresse). Sobald ich mit meinem normalen Domönen-User die Änderungen gemacht habe, ging alles wunderbar, alle Mails kamen nun an. Sehr sonderbar. Ist das ein Bug oder so gewollt?

[/quote]

Gewollt, wenn der WF automatisch starten sollte: http://support.microsoft.com/kb/953289/

Florian Adler Als Antwort am 24 Okt. 2013 09:32

Ich krame den Thread noch einmal hoch. und zwar stehe vor einem ähnlichen Problem...

Per Workflow wird ein Element aus Liste A in Liste B verschoben. Der Benutzer gibt zeitgleich ein Datum an, bis wann er ein Element ausleihen möchte. 7 Tage vorher soll er eine E-Mail erhalten, als Erinnerung. In der Liste B gibt es ein Extrafeld, welches das durch den Benutzer eingetragenen Datum enthält. Zusätzlich gibt es eine berechnete Spalte. Dies rechnet [Ausgeliehen bis]-7 und das auch erfolgreich.

Der Erinnerungsworkflow sieht so aus: Er startet bei Erstellung und Editierung des Elements (der Benutzer kann die Leihfrist auch verlängern über einen anderen Workflow). Ist der WF gestartet, wartet dieser zunächst eine Minute und prüft dann ob das Feld "Ausgeliehen von" leer ist oder Daten enthält.* Enthält das Feld nichts, wurde das Buch frühzeitig zurückgegeben und der Erinnerungs-WF wird beendet.
Enthält das Feld aber Daten, wartet der WF so lange bis das Feld "Erinnerung am" (die berechnete Spalte, s.o.) das heutige Datum ist und schickt dann eine E-Mail. Und genau an dieser Stelle hängt der WF. Und das schlimmste ist: Ich weiß nicht warum. Der Versand von Mails via Workflow funktioniert bei den anderen WFs hervorragend, nur bei diesem nicht.

*Das hat den Sinn, damit der Workflow auch beendet wird. Gibt der Benutzer das buch zurück, wird das Element wieder zurück nach Liste A verschoben, der Erinnerungsworkflow bekommt das aber sonst nicht mit. Somit lasse ich den Rückgabe-WF erst einmal das Feld "ausgeliehen von" leeren, dann 2 Minuten warten und dann erst weitermachen.

Peter Oswald Als Antwort am 24 Okt. 2013 10:44

sollte schon so funktionieren, ich hätte jetzt eher erwartet, dass der WF die Mail mehrfach versendet, denn was würde passieren, wenn man den Listeneintrag mehrmals mit "Erinnerung am ungleich Heute" speichert...aber, egal, hast Du mal analysiert, ob der WF tatsächlich an dieser Stelle vor dem Mail-Versand hängt, sprich: alle Aktionen / Steps in die Verlaufsliste schreiben lassen?

Florian Adler Als Antwort am 24 Okt. 2013 13:04

Ja, habe ich. Ich habe vor und nach jedem Schritt einen Eintrag im Workflowverlauf.

Ich häng am besten mal ein Bild vom Designer mit rein. Vielleicht fällt euch ja was auf, auf das ich nicht geachtet habe.

Andi Fandrich Als Antwort am 24 Okt. 2013 13:16

Die Aktion "Auf Errinerung am gleich Heute warten" ist falsch. Damit wird auf eine Änderung im aktuellen Element gewartet und zwar darauf, daß das Feld "Erinnerung am" genau auf Heute geändert wird. Nimm die Aktion "Bis Datum anhalten" und warte damit auf "Erinnerung am". Oder hole Dir Erinnerung am in eine Variable. Ziehe von dieser dann x Tage ab und halte bis %Variable% an.

Florian Adler Als Antwort am 24 Okt. 2013 13:52

Alles klar, kleiner Logikfehler meinerseits mit großer Wirkung. :-\

Sei es drum. Wenn heute Nacht gegen Mitternacht eine Mail ankommt, hat sich das Thema auch endlich erledigt. Der Workflowstatus sieht jedenfalls vielversprechend aus.

Danke Andi!

AndreasKorn Als Antwort am 11 Juni 2015 11:44

Hallo,

ich  würde mir gerne den anfangs besprochenen Workflow einrichten. Allerdings fehlt mir dazu ganz entscheidenes Wissen.

Ich habe eine Spalte namens Revision in einer Dokumentenbibliothek. In dieser Spalte Revision befindet sich das Datum erstellt + 365 Tage...also sprich 1 Jahr später seit Erstellung. Nun wollte ich den Workflow anlegen mit der Bedingung 'Bis "Datum" anhalten'. Allerdings ist die Spalte "Revision" nicht auswählbar für "Datum", sondern nur die üblichen Verdächtigen wie Titel, Geändert am, Geändert von usw... Nun wollte ich gerne wissen, ob und wie ich die Spalte "Revision" zu einer dieser Standardspalten (oder was sind das für Spalten welche Systemseitig immer vorgegeben werden?) erkläre, so dass dies mir ebenfalls zur Auswahl steht unter "Datum"

Vielen Dank für eure Hilfe schon mal. Ich hoffe ihr könnt mir helfen diesen verdammten Workflow in die Gänge zu bekommen.

Beste Grüße

Andreas

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Juni 2015 12:17

Ist "Revision" eine berechnete Spalte (Erstellt+365)? Dann mag sie der Workflow wahrscheinlich deshalb nicht. Du kannst aber dieselbe Rechnung einfach im Workflow machen, also selbst einfach die Spalte Erstellt verwenden und 365 Tage addieren.

AndreasKorn Als Antwort am 11 Juni 2015 12:55

Ja genau. Hab es jetzt so gemacht wie du gesagt hast...bis jetzt schon mal ganz schön.Danke schön schon mal dafür.

Wie kann ich denn die E-Mail, die ausgelöst werden soll, variabel gestalten? Wenn ich "Email senden" nehme, muss ich mich ja auf einen Namen anscheinend festlegen.

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Juni 2015 13:14

Du kannst überall in der Mail den sog. Nachschlagevorgang verwenden. Das geht für den Empfänger, den Betreff und natürlich erst recht für den Mailbody.

Beim Empfänger einfach ganz rechts auf den kleinen Button klicken. Im sich öffnenden Dialog dann links den zweiten oder dritten Eintrag "Nachschlagen" wählen.

AndreasKorn Als Antwort am 11 Juni 2015 13:31

Super. Workflow steht und wurde schon mal ausgelöst...theoretisch müsste ich morgen eine Info bekommen.Einwandfrei Andi...vielen Dank.

Wie ist denn das....ich habe den Workflow nun für jedes neu erstelle Element eingerichtet. Wird das System denn stark belastet, wenn der Workflow für bspw. 100 Elemente ausgelöst wird?

Und noch etwas anderes...gibt es einen Workflow-basierten Weg, aus der Element-ID den Namen des Elements zu sondieren?

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Juni 2015 13:44

[quote user="AndreasKorn"]Wird das System denn stark belastet, wenn der Workflow für bspw. 100 Elemente ausgelöst wird?[/quote]

Nein, kein Stück. Workflows belasten das System nicht besonders. Sie laufen mit sehr niedriger Priorität im Hintergrund. Wenn das System stark ausgelastet ist, müssen also erstmal die Workflows warten.

Und ein pausierter Workflow, der z.B. auf das Revisionsdatum wartet, belastet das System überhaupt nicht. Der wird samt seinen Zustandsdaten in die Datenbank geschrieben und dann erst zum gewünschten Zeitpunkt wieder "geweckt".

AndreasKorn Als Antwort am 11 Juni 2015 14:04

Ja super. Danke für die Info. Dann dürfte es ja keine Klagen seitens der IT geben.

Vielen Dank dir Andi

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Juni 2015 14:42

Ich hatte vorhin Deine andere Frage ganz vergessen...

[quote user="AndreasKorn"]gibt es einen Workflow-basierten Weg, aus der Element-ID den Namen des Elements zu sondieren?[/quote]

Auch das geht ganz einfach über die Nachschlagefunktion. Wähle die Liste aus, in der Du nachschlagen möchtest und darunter das Feld mit dem Namen. Unten gibst Du die Bedingung an, mit der nach einem Element gesucht wird. Wähle das Feld ID und darunter gibst Du dann die ID an. Entweder direkt als Zahl oder durch erneutes Nachschlagen.

AndreasKorn Als Antwort am 11 Juni 2015 15:50

Verdammt....das ist ja genial. Danke Andi. Und jetzt brauche ich noch die Krönung. Kann ich den Link, welcher in der ID steckt, auf den Namen des Dokumenten übertragen???

AndreasKorn Als Antwort am 11 Juni 2015 15:58

Ach dahabe ich glatt noch etwas vergessen zu erwähnen Andi.

Jedes Dokument hat eine ELement-ID. Mittels nachschlagen habe ich diese Spalte (ID)  in die gleiche Bibliothek noch einmal eingefügt. So kann ich besser einem Dokument untergeordnete Dokumente manuell zuordnen. Diese Zuordnung erfolgt in der Spalte "Link zu verknüpftem Dokument". Die dort angegebenen ID's sind gleichzeitig Links, wodurch ich eine direkte Vernetzung zwischen den Dokumenten habe. Doch möchte ich dort nun lieber den Namen anstelle der ID zu stehen haben, was aber nicht so einfach geht, da mit die Spalte "Link zum verknüpften DOkument" nicht zur Auswahl steht. Verstehste :-)? Ich hoffe es ist nicht zu kompliziert!!!

AndreasKorn Als Antwort am 11 Juni 2015 16:16

Okay, hab es jetzt hinbekommen Andi! Danke dennoch für deine grandiose Hilfe!!!

Hast du vielleicht noch eine Idee wie ich den ID-Link auch auf den Namen anwenden kann??? Also so dass man nicht wie bisher auf die ID klickt, um zum Element zu springen, sondern über den entsprechenden Namen zum Element gelangt

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Juni 2015 17:02

Auf Dateinamen kann man leider nicht nachschlagen. Warum das so ist, ist eines der großen Geheimnisse von Microsoft...

Wenn Du aber eh schon einen Workflow gleich bei Neuanlage starten läßt, kann der als erstes den Dateinamen ins Feld Titel kopieren. Auf das kann man dann nachschlagen.

AndreasKorn Als Antwort am 12 Juni 2015 07:30

Guten Morgen Andi,

danke für die Info. Ich probiere es gleich mal aus.

Mal zurück zum Workflow im Zusammenhang mit Revision. Wenn ich dort mit 365 addiere, schickt mir Workflow schon nach 2 Stunden entsprechende Benachrichtigung. Was läuft denn da verkehrt?

Nur zur Info: Ich habe  mit der Berechnung die Spalte "Geändert" mit 365 addiert, woraus ich die Variable für den weiteren Vorgang erhalte

Andi Fandrich Als Antwort am 12 Juni 2015 08:48

Hast Du quasi mathematisch 365 addiert? Es gibt eine eigene Workflowaktion "Zeit zum Datum addieren" oder so ähnlich. Da kannst Du auswählen, ob Du 5 Tage oder 2 Minuten oder was auch immer addieren (oder subtrahieren) möchtest.

AndreasKorn Als Antwort am 12 Juni 2015 10:40

Ich hatte es einfach addiert, da ich dachte, dass das System so hinbekommt. Aber gut...Entsprechende Aktion habe ich gefunden. Jedoch weiß ich gerade nicht so recht, wie ich diese dort unterbekommen soll.

Der Workflow schaut gerade wie folgt aus (alles in einem Schritt):

- Aktuelles Element: Geändert plus Wert (dort bekomme ich keine Aktion reingeschoben) berechnen (Ausgabe in: Variable berechnen)

- dann Bis Variable:berechnen anhalten

- dann Email an Aktuelles Element: Erstellt von

AndreasKorn Als Antwort am 12 Juni 2015 10:48

Okay Andi,

hab es jetzt...funzt nun endlich. Sowohl das mit dem Datum als auch mit dem Dateinamen!

Besten Dank für deine Hilfe und Ausdauer ;-).

Schönes Wochenende schon mal.

AndreasKorn Als Antwort am 12 Juni 2015 12:18

Eine Frage noch Andi...was muss ich in der E-Mail im Workflow einfügen, damit ein Link zum Element bzw. zum Dokument versendet wird???

Andi Fandrich Als Antwort am 12 Juni 2015 12:37

Workflowkontext:Aktuelle Element URL

oder so ähnlich

AndreasKorn Als Antwort am 15 Juni 2015 10:45

Hallo Andi,

hab es gefunden und hat auch wunderbar funktioniert. Danke ebenfalls dafür.

Und da habe ich gleich noch eine Frage...gibt es die Möglichkeit aus dem Namen einer Datei ein darin angegebenes Datum herauszuziehen und beispielsweise in Titel reinzuschreiben?

Hab es eben schon mit verschiedenen Variationen probiert, aber funktioniert hat bisher keine.

Andi Fandrich Als Antwort am 15 Juni 2015 10:50

Das geht alles über die Nachschlagefunktion im Workflow. Wo genau klemmt's denn?

AndreasKorn Als Antwort am 15 Juni 2015 10:56

Mit der habe ich es gerade probiert, aber irgendwie...

Ich habe es wie folgt gemacht:

Wenn Dokumentenbibliothek: Name enthält Variable:Datum (ist eine Lokale Variable, die ich erstellt habe)

dann Titel auf Variable:Datum festlegen

Damit wollte ich sehen, ob Workflow das Datum erkennt

Andi Fandrich Als Antwort am 15 Juni 2015 11:34

Und was kommt dabei raus bzw. was erwartest Du und was geht nicht?

AndreasKorn Als Antwort am 15 Juni 2015 11:40

Rauskommen tut dabei bisher nichts.

Ich erwarte dass das Datum, welches im Dateinamen enthalten ist und somit im Feld "Name" angezeigt wird, letzten endes durch den Workflow in das Feld "Titel" übernommen wird. Machbar/ Fehler?

Andi Fandrich Als Antwort am 15 Juni 2015 12:03

Vermutlich stimmt da was mit der Formatierung nicht oder Dein Vergleich beinhaltet auch die Uhrzeit.

Hast Du zum Vergleich ein Datumsfeld oder eine Variable vom Typ Datum? Dann schreibe das zuerst korrekt formatiert in eine Textvariable und benutze die dann zum Vergleich.

AndreasKorn Als Antwort am 15 Juni 2015 12:24

Ich habe eine Variable vom Typ Datum genommen. Diese habe ich probehalber sowohl auf Datum lang, kurz, ISO und Zeichenfolge gesetzt. Der Workflow wird zwar durch bis zum Abschluss durchgeführt, aber ohne Ergebnis in dem Feld "Titel"

Ich habe das Datum im Dateinamen übrigens wie folgt geschrieben...."xxxxxxx 07.01.2003". Liegt da vielleicht der Fehler?

Andi Fandrich Als Antwort am 15 Juni 2015 12:46

Baue mal ein paar "Für die Verlaufsliste protokollieren" ein und lasse Dir die verschiedenen Varianten ausgeben. Du siehst dann, was bei den verschiedenen Methoden (Datum lang/kurz usw.) rauskommt.

AndreasKorn Als Antwort am 15 Juni 2015 13:41

Nicht mal da kommt etwas.

Wo kann ich mir denn die Verlaufsprotokolle ansehen?

AndreasKorn Als Antwort am 16 Juni 2015 08:25

Hallo Andi,

leider wird bei mir der Verlauf überhaupt nicht angezeigt. Und dabei bin ich mir sicher, dass ich im richtigen Bereich nachgeschaut habe. Danke dennoch für deine Hilfe.

MfG

Andreas

AndreasKorn Als Antwort am 16 Juni 2015 14:27

Okay Andi,

hab es jetzt endlich geschafft. Ich lasse mir einen Teil der Zeichenkette, und dort nur das Datum (10Zeichen), extrahieren, womit ich dann weiterarbeiten kann. Im nächsten Schritt füge ich dann wieder Tage hinzufügen, damit der Workflow wartet.