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Sinnvolle Nutzung der Dokumentenmappen

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Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 53
Therese erstellt: 7 Feb 2020 11:18

Hallo Zusammen,

ich fuchse mich momentan durch die Dokumentenmappen und habe noch nicht richtig verstanden, wie ich das ganze für meinen Einsatzzweck nutzen kann.

Ich versuche mich kopfmäßig von den Ordner-Strukturen zu lösen, was manchmal nicht ganz leicht ist, da ich das ganze noch etwas abstrakt finde. Mein Ziel wäre so eine Art Mini-Vertragsmanagement/DMS und ich dachte, dass ich dann einfach je Hersteller eine Dokumentenmappe erstelle mit Metadaten (Kontaktperson intern, extern etc) und darunter dann meine Vertragsformen auch als Dokumentenmappe und diese wiederum mit Metadaten. Also bspw Leasingvertrag als DM mit den Metadaten Start, Ende, Laufzeit etc oder Hostingvertrag als DM mit den Metadaten Laufzeit, Dienstleister etc. Darunter dann die Dokumente

Aber ich kann offenbar DMs nicht "stapeln". Welchen Denkfehler habe ich? Muss ich je Hersteller eine Bibliothek machen und darein dann die DMs? Ich fand es eigentlich ganz charmant die Metadaten granularer werden zu lassen. Weil je Hersteller habe ich bspw nur einen Gesamtkontakt, der für alles drunter gilt, aber je Vertrag habe ich verschiedene Metadaten.

Wie löse ich das?

Liebe Grüße

Therese

Top-25-Beitragsschreiber
Beiträge 458

Das ist richtig, DM kann man nicht verschachteln wie Ordner.

Für deinen Fall wäre es bspw. möglich 2 Bibliotheken anzulegen. 1 für die Verträge und 1 für Vertragspartner. Pro Vertrag/Partner jeweils 1 Mappe mit entsprechenden Metadaten und diese über Lookup-Felder mit der anderen Bibliothek verknüpft.

 

Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 53

Danke für deine Antwort! Kannst du mir das bitte nochmal etwas detaillierter erklären? Vermutlich ist mein Denkansatz insgesamt falsch und ich kriege nun die Kurve zu deiner Idee nicht.

Ich hatte bisher eine Bibliothek "Vertragsmanagement" angelegt und wollte darunter dann die DM "Vertrapspartner" ,  "Verteräge" usw anlegen und diese untereinander schachteln. Das geht ja nun nicht. Jetzt sagst du, ich mach die VM Bib wieder weg und lege 2 neue an für Verträge und V.partner. Darin mache ich dann DMs wie bspw Hosting, Leasing resp. VP 1, VP 2 etc.

Soweit komme ich noch mit. Und dann? Wo kommen dann meine Dokumente rein zb für den VP 1 und seinen Hostingvertrag X? Wie mach ich den Lookup? Das habe ich nicht verstanden.

Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 19.061

Du hast Derby schon genau richtig verstanden. Was Dir fehlt ist ganz einfach: Du legst auf der Bibliothek mit den Verträgen eine Spalte vom Typ Nachschlagen an, die auf die Bibliothek Vertragspartner nachschlägt. Diese Spalte fügst Du dem Inhaltstyp der Dokumentenmappe Vertrag hinzu. Jetzt kannst Du jeden Vertrag über das Nachschlagefeld einem Vertragspartner zuweisen. In der Ansicht macht SharePoint dann einen klickbaren Link draus.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 53

Ah okay! Dann wäre noch mein Verständnis der Übersicht. Normalerweise habe ich ja meinen Explorer, wo ich mich durchklicke bis zum Dokument das ich suche. Dabei ist der V.Partner für mich immer der Ausgangspunkt. Ich klicke also auf VP 1 und dann weiter runter zu den Verträgen.

Wenn ich das weiter so haben will, müsste ich es genau umgekehrt machen, oder? Also Nachschlage-Spalte in VP die im Vertrag nachschlägt? Ich versuche das mal zu bauen, gerade habe ich noch keine Idee wie das aussehen würde. Ich würde ja gern in die Mappe VP1 gehen und darunter dann die Verträge und andere Dokumente finden wollen. Ist das überhaupt ein sinnvoller Anwendungszweck, was ich da vorhabe, oder verhunze ich das Konzepte der DM damit?

Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 53

"Du legst auf der Bibliothek mit den Verträgen eine Spalte vom Typ Nachschlagen an, die auf die Bibliothek Vertragspartner nachschlägt."

Ach Moment ... du meinst damit nicht, dass ich bei den Vertragspartnern (mal umgekehrt genommen) eine DM mit der Spalte Nachschlagen machen, sondern in der Bibliothek ... Ich mache dann in der Bib eine Liste wo ich alle Vertragspartner aufliste? Meinst du das? 

Das ist mir wirklich noch ganz schön abstrakt, selbst nachdem ich nun schon etwas damit rumspiele. Ich bin noch nicht so wirklich hinter den Sinn gestoßen, ich finde nur das Konzept der Metadaten super ...

Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 19.061

Die Nachschlagen-Spalte enthält doch auch nur Metadaten :-)

Du brauchst da auch keine Liste oder sowas machen. Das Feld listet einfach alle VP aus der anderen Bibliothek zur Auswahl auf. Vielleicht kannst Du darauf aber auch komplett verzichten und den Termstore für die Vertragspartner benutzen. Bei den Verträgen hast Du dann ein sog. Managed Metadata Feld (weiß grad nicht, wie das auf deutsch heißt).

Und zu der Frage nach der Auffindbarkeit: beschäftige Dich mal etwas ausgiebiger mit der Suche. Mit Hilfe der Suche und Suchverfeinerungen kannst Du viel mehr erreichen als im Explorer möglich wäre. Du kannst alle Dokumente eines VP oder alle Dokumente eines bestimmten Typs oder alle Dokumente eines bestimmten Zeitraums oder alle Dokumente mit einem bestimmten Status auflisten lassen. U.v.m. Und natürlich auch kombiniert.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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