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Neues Element einer Liste = Word Dokument

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Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 19.129

Bjoern W.:
es wird aber jedes mal eine neue Version erstellt, wenn ein Element der Liste bearbeitet wird

In den Bibliothekseinstellungen unter Versionierungseinstellungen kann man angeben, ob nur Hauptversionen (1.0, 2.0, 3.0, …) oder auch Nebenversionen (1.0, 1.1, 1.2, …) verwendet werden sollen. Bei den Nebenversionen kann es diese Probleme geben.

Bjoern W.:
Du schriebst paar Kommentare drüber, dass es wichtig ist, dass die ID gespeichert wird. Weswegen wird das benötigt?

Weil man nur damit einen eindeutigen Zusammenhang zwischen dem Dokument und dem Listenelement herstellen kann. Das ist aber notwendig, wenn man später auch Änderungen automatisiert per Flow nachziehen möchte.

Ich denke, daß genau das hier das Problem ist. Der Flow legt das Listenelement an, sobald es ein neues Dokument gibt. Zu dem Zeitpunkt gibt es aber die Metadaten (Namen usw.) noch nicht. Es sollte deshalb einen zweiten Flow geben, der bei Änderungen am Dokument reagiert und diese Daten in das zugehörige Listenelement schreibt. Und das zugehörige Element findest Du eben nur über die passende ID.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Andi Fandrich:

Ich denke, daß genau das hier das Problem ist. Der Flow legt das Listenelement an, sobald es ein neues Dokument gibt. Zu dem Zeitpunkt gibt es aber die Metadaten (Namen usw.) noch nicht. Es sollte deshalb einen zweiten Flow geben, der bei Änderungen am Dokument reagiert und diese Daten in das zugehörige Listenelement schreibt. Und das zugehörige Element findest Du eben nur über die passende ID.

Okay. Das stimmt - das war der Fehler.

Ich versuche also, jedem Word Dokument eine Zahl zu geben (Wenn 1 nicht verfügbar ist, nimm die 1, ansonsten prüfe 2 usw) - Oder geht das noch einfacher?

Es hat ja jedes Ticket eine ID - gibt es ein "Flow Schritt", womit ich etwas auslesen kann?

Also. Quasi so: Ich erstelle ein Word Dokument - Es erstellt sich sofort ein Ticket -> Ticket ID wird dem Word Dokument in einer Spalte zugewiesen
Wenn Word Dokument geändert wird -> Lese ID aus - ändere die Werte des Listenelements mit der ID (die er ja fest bekommen hat)

Sollte es dann so aussehen? Tut mir leid für die teilweise verwirrenden Aussagen. Das ganze Sharepoint ist für mich sehr neu und das ist hinter den Kulissen doch nicht so einfach, wie es vorerst scheinte. :D

Aber ich bin sehr zuversichtlich, dass du es irgendwie schaffst, mir das zu erklären! :-)

 

Top-10-Beitragsschreiber
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Wir schaffen das :-)

Um die ID an sich mußt Du Dich nicht kümmern. SharePoint erzeugt für jedes Dokument und für jedes Listenelement eine eindeutige ID. Im Grunde ist das ein Zähler (1, 2, 3, …) und steht in der Spalte ID.

Welche ID Du wo speicherst ist egal. Entweder die Dokument-ID beim Listenelement, dann suchst Du später das Element, das in der Spalte DokID die ID des Dokuments hat. Oder die ID des Listenelements beim Dokument, dann suchst Du später das Element mit genau dieser ID.

Es gibt eine Flow-Aktion zum Suchen eines SharePoint-Elements. Ich weiß zwar nicht mehr genau, wie die geht, aber Du kannst damit das entsprechende Listenelement finden. Dann nimmst Du die Aktion zum Aktualisieren eines Elements und schreibst damit die Dokument-Metadaten ins Element.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Wunderbar!!! Nun funktioniert es so, wie es funktionieren soll.
Ich erstelle ein Word Dokument - kurz darauf erstellt er ein Listenelement (wo die Word ID hinterlegt wird)

Nach 10 Minuten fragt er die aktuellsten Werte aus dem Word Dokument ab und fügt diese in das Listenelement ein (aktualisiert die Werte).

In den 10 Minuten schafft man es sicher, das Dokument fertig zu schreiben und auszudrucken. ggf. kann man die Zeit ja höher stellen. :D

Leider habe ich es auf Anhieb nicht geschafft, einen zweiten Flow zu erstellen. Allerdings ist das nicht wirklich nötig. Das funktioniert wie oben beschrieben.

 

Vielen vielen Dank für deine Hilfe! Du hast mir sehr weitergeholfen.

Btw...Es war ein ziemlicher Kampf. Teilweise Bugs, dass einige Felder nicht angezeigt worden sind. Aber nun gut. Das Ergebnis zählt!

Mfg

Björn

Top-10-Beitragsschreiber
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Bjoern W.:
In den 10 Minuten schafft man es sicher, das Dokument fertig zu schreiben

Da kennst Du Otto-Normal-User aber schlecht :-)

Bjoern W.:
auszudrucken

Warum??? Wozu digitalisiert man einen Prozeß nur um dann doch wieder Papier zu produzieren???

Bjoern W.:
Btw...Es war ein ziemlicher Kampf.

Aber Du hast sicher viel dabei gelernt und beim nächsten Mal geht es dann viel schneller...

Viele Grüße
Andi
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Der Hintergund war ja, dass die Serviceblätter mit Durchschlag langsam alle werden. Um dort Kosten zu sparen, hatte ich die Idee, das zu digitalisieren.

Das Problem ist ja (Stand jetzt), dass die Blätter unterschrieben werden müssen. Bedeutet: Wir drucken das Exemplart ein mal aus, lassen es dem Kunden unterschreiben und er unterschreibt nochmal, wenn er das Gerät abgeholt an - Danach heften wir das ein.

Edit: Wenn IRGENDWANN mal neue Software rankommt, werden wir das wahrscheinlich auch umgehen mit nem Tablet oder sonstiges, wo die Kunden dann darauf unterschreiben.

(und ich merke gerade: Das wird der nächste Horror. Eine App erstellen/Mobile Ansicht erstellen, der das Dokument abruft und eine Unterschrift abruft? Das kann lustig werden. :D)

 

Und ich kann ja prüfen, wie lange die Kollegen ca. brauchen. Oft bin ich es ja, der die Blätter ausfüllt. Dann geht das ganze. :D

Dadurch, dass wir ohnehin nur ein kleines Unternehmen sind und nicht mal vollständig IT orientiert sind, gibt es so wenig Fälle, dass man das zur Not auch per Hand eintragen kann. Aber es ist mir eine unfassbare Hilfe, wenn es automatisch eingetragen wird.

 

Und du hast Recht. Das war eine unfassbar wichtige Erkenntnis: Sharepoint ist extrem schwierig zu verstehen. Wenn man aber weiß, wie es funktioniert (z.B. Dokument=Bibliothek und Element=Liste) ist es ja nurnoch ein Logikpuzzle. hehe

 

Nochmal vielen vielen Dank! Du hast mir die Arbeit sehr erleichtert! ;-)

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