Newbie: SharePoint Customized Lists verknüpfen ohne SP-Server Zugang/Rechte

Bazinga erstellt 27 Apr. 2019 10:47

Hallo zusammen,

ich bin neu in dem Forum und suche dringend Hilfe zu meinen SP Problemen - ich hoffe Ihr könnt mir helfen.

Ausgangssituation:
Ich bin reiner User einer SP Plattform in einem Großunternehmen; sprich, ich hab meine eigene Site, aber keine Rechte auf den SP Server, leider auch kein SP Designer aktiviert -> Plain Browser. Der SP Server ist SP 2013, wir hätten aber auch einen SP 2016 Server zur Verfügung mit mehr oder weniger gleichen Rechten aus meiner Sicht. Ich kann keine andere Tools oder Datenbanken verwenden, dazu fehlt Server, Rechte oder Sicherheits-Freigaben - und bevor ich das löse bin ich in Rente...

Zielstellung:
Ich habe bisher in XLS in 3 Tabs verschiedene Daten zu verschiedenen Projekten gehalten.

Tab 1 (nur für mich, hat eigentlich niemand anders zu editieren):
Spalte A Name Projekt
Spalte B ID des Projekts
Spalte C Status Projekt (pending, in progress, overdue, closed, cancelled | dropdown)
Spalten D-AA verschiedene Termine zu Meilensteinen des jeweiligen Projekts

Tab 2 (für viele User, 1/3 macht ca. Spalten D-K, 1/3 L-P, 1/3 Q-Z):
Spalte A Name Projekt
Spalte B ID des Projektes
Spalte C Status Projekt (siehe oben)
Spalte D-Z verschiedene KPIs pro Projekt (idR Zahlen je Spalte)

Tab 3 (für viele User, 1/3 macht ca. Spalten D-K, 1/3 L-P, 1/3 Q-Z):
Spalte A Name Projekt
Spalte B ID des Projektes
Spalte C Status Projekt (siehe oben)
Spalte D-Z Informationen zum Projekt (Spalte D Ansprechpartner Kunde, Spalte E Telefonnr, Spalte F ...)

Aufgabe:
Ich würde (vermutlich) gerne drei Customized Lists verwenden um dieses Thema anzugehen.
Importiert hab ich die schon, soweit so gut.
Wenn ich aber in der Haupt-Liste (= Tab A) die Spalten A-C reinpacke, so kann ich wie in einer Datenbank in den anderen beiden Listen nicht darauf verweisen. Ich kann ein Lookup machen, aber das hilft ja nicht, es ist nicht verknüpft. Zudem wäre es ideal, wenn nicht jeder User jedes Feld editieren könnte.

Probleme:
Prio 1: Ich hab im Endeffekt in den 3 customized lists die Spalten A-C immer gleich, bei den Listen 2+3 ein Lookup auf Liste 1 gemacht und die Werte dann stumpf eingefügt. Ist schon drin, aber ändere ich in Liste 2 den Status von "ongoing" auf "closed" des Projekts, dann zieht es sich logischerweise nicht durch. Ich vermute mit dem SP Designer könnte es gehen, genau den hab ich aber nicht und kriege ihn nicht; coden ist nicht zwingend ein Weg den ich gehen möchte, fange ich damit an komm ich nie wieder von dem Thema los, zudem kann ich es nicht (gut) :-) Einzige mögliche Lösung: Alles in EINE customized list und mehr mit Views arbeiten. Nachteil: Bei einem Edit sehen die ALLE Felder und könnten mir in diversen Spalten was zerschießen.

Prio 2: Ich hab das Problem der Editierbarkeit der Felder pro Usergruppe bisher nur beschränken können, indem ich Data-Sheet Views mache in denen ich Felder einfach ausblende. Die Edit Funktionen hab ich auch ausgeblendet, im Ribbon oben könnte der User natürlich auf Edit oder New oder gar Delete gehen. Kann ich nicht wirklich abfangen, er soll ja die Rechte haben, nur auf eingeschränkte Felder. Ideen?

Hat einer von euch hier eine gute Idee?

Danke,
Floh