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Workflow E-Mail mit Variablen befüllen

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Bigboss26 erstellt in 2 Okt 2018 10:57

Hallo zusammen,

ich bin noch Anfänger beim Thema Workflows und benötige Hilfe.

Ich möchte auf dem Sharepoint die Möglichkeit bieten einen Projektantrag einzureichen. Der Projektantrag besteht aus einer Liste/ Formular, welche alle benötigten Infos von den Usern abfragt.
Dazu gehören:
Name des Projektes
Projektverantwortliche
Datum zu dem das Projekt benötigt wird
Benötigte Berechtigungsstufen
...und noch einige weitere Werte

Nach Einreichen des Antrages soll eine E-Mail generiert werden, in der steht:
Es wurde ein neues Projekt von User XY beantragt mit folgendem Inhalt:

Projektname: XXXXXXX
Projektverantwortliche:XXXX
....

Diese E-Mail soll dann an unser Ticketsystem gesendet werden um dort automatisch ein entsprechendes Ticket mit diesem Inhalt zu generieren.

Soweit so gut. Der Worflow funktioniert, und auch das Senden der Mail klappt.

Allerdings habe ich es noch nicht geschafft die E-Mail mit den entsprechenden, von den Usern gewählten, Variablen zu befüllen.

Bei "Name des Projektes" habe ich bei Nachschlagen den Wert "% Aktuelles Element /Titel% gewählt. Das wird auch richtig angezeigt.
Doch wenn ich "aktuelles Element" als Quelle beim Nachschlagen auswähle, habe ich gar nicht die Option das Feld "Projektverantwortlicher" abzugreifen, sondern nur die Standardfelder.
Sobald ich als Quelle die Liste "Projektantrag" wähle, dann habe ich zwar die gewünschten Felder (Projektverantwortliche) als abzurufende Felddaten zur Auswahl, jedoch fragt mich der Designer
dann im Bereich "Listenelemente suchen" noch einmal nach Feld und Wert.

Kann mir jemand erklären war ich hier wie setzen muss um die E-Mail mit den Werten die die User eingeben zu befüllen?

Danke schonmal

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Top-10-Beitragsschreiber
18.849 Beiträge

Das sieht für mich so aus, als ob der Workflow nicht für die Liste "Projektantrag", sondern für irgend eine andere erstellt wurde. Das "aktuelle Element" ist also kein Projektantrag und hat deshalb auch diese Felder nicht.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Achje. Stimmt. Der Workflow war kein Listenworkflow, sondern ein wieder verwendbarer Workflow. Nachdem ich ihn als Listenworkflow neu erstellt habe konnte ich die Felder auswählen.Vielen Dank dafür!

Eine Frage ist jedoch noch aufgekommen:

Felder bei denen ein Ja/Nein Kontrollkästchen verwendet wurde, werden als "FALSE" oder "TRUE" Werte in der Mail zurückgegeben. Lässt sich das irgendwie einfach auf JA/ NEIN ändern?

Können etwaige Anhänge zu diesem Projektantrag auch per Mail versendet werden? Wenn ich %Aktuelles Element: Anlagen% in die Mail einbaue, erhalte ich aber nicht die Anlage selbst, sondern nur ein TRUE/FALSE

Top-10-Beitragsschreiber
18.849 Beiträge

Für ja/nein-Felder kannst Du Dir mit einer Hilfsvariablen vom Typ Text behelfen. Baue vor der Mailaktion eine Bedingung ein, die die Variable im Fall "true" mit einem Text belegt und im anderen Fall mit einem anderen Text. In der Mail verwendest Du dann die Variable statt dem Feld.

An Anhänge kommst Du per Workflow nicht ran.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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12 Beiträge

Danke für deine ausführliche Hilfe!

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