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Ordner und/oder Metadaten zur Dateiverwaltung

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Top-500-Beitragsschreiber
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FlorianF erstellt: 2 Apr 2018 12:13

Hi Leute,

mein SharePoitn steht soweit. Nun schaue ich mir gerade meine aktuelle Dateiverwaltung auf dem Verzeichnis an. Natürlich alles in Ordnern strukturiert und abgelegt. Man sagt bzw. hört ja oft, dass man es im SharePoint vermeiden soll Ordner anzulegen und eher mit Metadaten arbeiten soll. Hier ergeben sich für mich jetzt ein zwei Probleme:

 

  1. Ich kann immer nur einer Datei einen speziellen Namen geben. Wenn ich also aus zwei Ordner aus meinem Verzeichnis zwei Dateien mit dem gleichen Namen auf den SharePoint kopiere geht das nicht.
  2. Wenn ich Dateitypen habe, die sich nicht direkt über den SharePoint öffnen lassen (z.B. aus meinem Grafik- oder MIndMapping-Programm) kann ich diese zwar herunterladen, das ist aber umständlich. Beim Weg über die Synchronisierung ist es ohne Ordner dann schwierig sich zurecht zu finden.

 

Bei Problem Nr. 2 bin ich gerade auch etwas unsicher wie ich hier mit einer Versionierung sauber arbeite.

 

Es wäre cool wenn hier jemand eine paar praktische Tipps aus eigener Erfahrung für mich parat hätte ;) Ggf. mit Workflows, die Metadaten automatisch schreiben oder so?

 

Danke euch!

Top-10-Beitragsschreiber
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Für 2. gibt es einfach keine Lösung. Manche Programme können eben nicht mit SharePoint...

Für 1. mußt Du Dir etwas einfallen lassen. Meistens ist es so, daß zwei Dateien gleichen Namens gar nicht in dieselbe Bibliothek gehören und man sich überlegen sollte, mehrere Bibliotheken zu verwenden. Oder sogar mehrere Websites.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 34

Danke Dir!

Zu 1.) Muss ich mir dann nochmal Gedanken machen

Zu 2) Das ist ja mist. Wie geht ihr damit in der Praxis um? Kann jemand aus der Praxis berichten?

Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 18.801

Zu 1. kann ich Dir noch einen Blick auf Dokumentenmappen (Document Sets) empfehlen.

Zu 2. gibt es wie gesagt keine Lösung. Solche Dateien legt man meist einfach nicht in SharePoint bzw. die "Arbeitsdateien" bleiben im Dateisystem und nur das Ergebnis wird dann z.B. als PDF in SharePoint abgelegt und damit für alle zugänglich gemacht.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 34

Ok Dokumentenmappen muss ich mir nochmal genau anschauen. Kennen das aber ob es zu meinem Anwendungsfall passt bzw. eine effiziente Lösung ist muss ich prüfen.

 

Mit den fremden Dateitypen ist ja SharePoint dann nicht so zufriedenstellend. Alternativ:Wenn ich Dateien herunterlade und dann neu speichere nach Bearbeitung. Kann ich dann sagen, dass diese Datei eine neue Version der alten ist? Dann hätte ich zumindest die Versionierung abgebildet.

Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 596

Zu deinen "fremden" Dateitypen fällt mir spontan der Sync-Client von Office 365 (bzw. dem Office von Office 365) ein. Ich habe es zwar noch nicht ausprobiert, aber da du dann die Datei in deinem lokalen Dateisystem hast, könnte das funktionieren. 

Beste Grüße

Olaf

 

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