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Scannen in Bibliothek mit automatischen füllen der Metadaten!

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Top-50-Beitragsschreiber
251 Beiträge
dc erstellt in 21 Okt 2009 16:48

Hallo,

mein Vorhaben:

Wir haben 400 exakt gleich aufgebaute Formulare in Papierform. Auf jedem dieser Zettel steht der Bereich und der Mitarbeiter drauf (alles Digital ausgedruckte Formulare, d.h. nichts handschriftliches). Nun möchte ich alle Dokumente einscannen und per E-Mail an den SharePoint senden. Das stellt erstmal kein Problem dar, ich gebe einer Dokumentenbibliothek eine E-Mail Adresse und scanne jedes Dokument einzeln dort hinein. Er fügt dann alle Dokumente schön untereinander nicht sonderlich sortiert ein und ohne Metadaten.

So nun möchte ich es gerne hinbekommen, das ein Workflow praktisch in das Dokument schaut (PDFs könnten dann vorher mit OCR Erkennung gespeichert werden) und dann dem Dokument automatisch die Metadaten wie Spalte Bereich und Kunde hinzufügt. Somit kann ich dann schön per Ansicht eine gewünschte Liste generieren und die einzelnen Dokumente sind sortiert nach Bereichen und Mitarbeitern.

Hat jemand eine Idee hierzu, bzw. wie man es umsetzen könnte? Oder eine ganz andere Variante, das ich die Zettel sortiert bekomme, ohne jedem Dokument manuell die Spalteninformationen hinzuzufügen?

Gruß

DC

 

 

 

 

 

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8 Beiträge

Hi,

wir haben da mit AutoStore ein Lösung mit der Sie Dokumente direkt in Sharepoint routen und auch Metadaten übergeben können.

Folgende Lösung gibt es

  • Manuelle Verschlagwortung: Das ist einfach machbar - Anwender gibt Daten ein, zusätzlich wir eine volltext OCR vorgenommen und das Dokument mit allen Daten in MOSS geroutet.
  • Zonale OCR: Hier wird auf dem Dokument ein bestimmter Bereich gelesen und als Index Informationen zur Verfügung gestellt. Das gute ist, dass diese Lösung sehr schnell implementiert werden kann und nicht viel kostet, aber die Flexibilität ist nicht besonders gross. Der Engine müssen immer die richtigen Formulare zumr richtigen Workflow vorgelegt werden.
  • Formularerkennung: Mit unserem OpenForms Zusatz können wir die Daten von Forumaleren und Rechnungen komplett automatisch lesen. Funktioniert super auch bei komplexen und gemischten Stapeln ... die Lösung kann aber recht teuer werden, da natürlich die Engine entspr. eingerichtet werden muss - ein ROI entsteht meist erst bei grösseren Voluminas oder bei wiederkehrenden Dokumenten.

Die ersten zwei Varianten können Sie einfach selbst testen. Gehen Sie auf www.nsieu.com, registrieren Sie sich und laden Sie AutoStore Express herunter. Das Produkt läuft für 30 Tage und kann dort mit allen Funktionen gestet werden. Wir nehmen Dokumente von Scannern, Multifunktionskopierern, Office Applications oder Verzeichnissen auf und startet bei 650€.

Viele Grüsse

Enno Lückel

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