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Automatische Erstellung von Aufgaben

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Jesari86 erstellt in 5 Feb 2016 8:19

Hallo zusammen,

ich entwickele auf der Arbeit gerade ein Qualitätsmanagement-System für unsere Labore.die erste Wahl ist auf Sharepoint gefallen, an dem ich auch schon einiges ausprobiert habe.

Ein Kriterium, das Sharepoint in unserem Unternehmen allerdings "töten" würde als Lösung, ist das automatische Erstellen von Aufgaben.

Wir haben Excel-Listen mit unseren Großgeräten, die das Datuum der nächsten Kalibrierung automatisch berechnen, anzeigen und farblich unterlegen (aktuelles Datum wird eingetragen - nächste Kalibrierung wird automatisch berechnet -"grün=OK, gelb=nächsten Monat, rot=abgelaufen").

Meinem Chef ist es nun sehr wichtig, dass aus diesen und anderen Tabellen automatisch Aufgaben generiert werden.

Kann Sharepoint so etwas? Gibt es dafür Lösungen, erst einmal egal, ob kostenpflichtig oder nicht - gerne auch komplexere Lösungsideen. Das könnte man notfalls an unsere IT-Abteilung geben. Wir müssen halt relativ schnell eine grundsätzliche Entscheidung treffen - und bei dieser Anforderung bin ich am skeptischsten, dass Sharepoint das kann.

Viele Grüße von der neuen! :)

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Top-500-Beitragsschreiber
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Hallo, Stichwort für Google-Suche: berechnendes Feld einfügen und Datum addieren oder ein zusätzliches Feld Datum mit WF füllen SP Designer diese zusätzliche Feld mit bedingter Formatierung versehen (> Heute = rote Schrift...) Gruß Klaus
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8 Beiträge

wenn ich dich richtig verstanden habe, beschreibst du da das, was schon klappt.

Wir möchten nun, dass Sharepoint in dieser Tabelle "sieht", dass es da eine Aufgabe (Kalibrierung Gerät XY fällig") gäbe und automatisch eine Aufgabe erstell, die in der "normalen" Aufgabeliste ercheint.

Mein Chef hätte halt gerne, dass er morgens die einzig zentrale Seite "Aufgaben" aufmacht und da direkt steht "Gerät XY" muss kalibriert werden, ohne dass jemand händisch eine Aufgabe dazu erstellt hat. Er möchte NICHT, dass es parallele Listen mit händisch erstelllten Aufgaben gibt und dann noch 5 andere Exceltabllen, die auf Aufgaben aufmerksam machen.

Top-500-Beitragsschreiber
36 Beiträge

Da SP nur auf Änderungen eines Elements reagiert, solltest du vielleicht über Erinnerung-WF nachforschen. Dieser wartet auf Ablauf eines Datum bei du in jede andere Liste (Aufgaben, Ankündigung...) neue Elemente automatisch erstellen lassen kannst oder auch Mails versenden.

Habe hier im Forum bereits ein Beispiel meines Erinnerungs-WF reingestellt.

Top-50-Beitragsschreiber
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253 Beiträge

Du könntest einen Workflow bauen der überprüft ob das berechnete Feld das Datum überschritten hat und dann eine Aufgabe erstellt. Der Workflow müsste bei Änderung starten.

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Hallo!

Ahh, danke für die Antworten - also scheint es möglich zu sein, einen Workflow zu bauen, der in Listen nach dem Datum screent und dann bei Überschreitung eine Aufgabe erstellt.

Habe ich das soweit richtig verstanden?

Ich habe auch kommerzielle Zusatzmodule gefuden wie "Virto SharePoint 2010 Alert & Reminder Web Part". Dieser scheint aber nur eMails zu versenden und erstllt keine Aufgaben. Gibt es noch andere Angebote dieser Art?

Ich nehme an, dass das mit dem Sharepoint Dsigner möglich ist? Bei mir steht "Benutzung des Sharepoint Designers nicht zulässig", aber das wird vermutlich an der beschränkten Nutzung liegen, die unsere Firma uns kostenfrei zur Verfügung stellt. Vermutlich müssen wir uns das dann noch einmal unabhängig beschaffen.

Viele Grüße! :)

Top-500-Beitragsschreiber
36 Beiträge
WF in SP 2010 kann keine Schleifen bilden und damit keine Listen scannen, deshalb muss ein WF bei jedem Element auf Änderung warten. Ab SP 2013 sind Schleifen möglich.
Top-500-Beitragsschreiber
31 Beiträge

Hallo,

was ich mich gerade frage ist, wie SharePoint denn in deine Excel-Liste schauen soll? Oder habe ich diese Anforderung falsch verstanden.

Dazu kommt, was ja schon beschrieben wurde, dass ein Wokflow i.d.R ein Ereignis braucht um zu starten. Natürlich lässt sich im Workflow definieren, dass die weiteren Schritte erst beim Erreichen eines Datums bzw. nach Ablauf einer gewissen Zeit durchgeführt werden. Aber "in einer Liste nach einem Datum screenen" wird, meiner Meinung nach, so nicht funktionieren.

Vorstellen könnte ich mir folgendes Szenario:
Die Inhalte der Excel-Listen und Tabellen werden in SharePoint-Listen abgelegt. Für jede Liste wird ein Workflow generiert, der das jeweilige Element nach dem Datum untersucht und ggf. in einer Aufgabenliste eine neue Aufgabe erstellt. Mit dem Zusatzprodukt HarePoint Workflow Scheduler kann dieser Workflow innerhalb einer Liste zeitgesteuert und für alle Elemente (oder eine bestimmte Anzahl von Elementen) sequentiell ausgeführt werden. Das Programm sollte kostenlos sein (zumindest war es das mal), muss aber als Lösung entsprechend installiert und auf dem Server/den Servern ausgerollt werden.

Wir nutzen das Programm, um z. B. einen Erinnerungs-Workflow ablaufen zu lassen.

Grüße

Kuhba

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Okay - gut zu wissen. Dann werden wir uns um SP 2013 kümmern müssen, so attraktiv das komplett kostenlose Angebot der Firma auch ist.

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8 Beiträge

Achso - es ist momentan ne Exceltabelle - langfristig könnte das als Liste in Sharepoint übertragen werden. Da habe ich mich blöd ausgedrückt.

Es sollte dann auf das Datum in der Liste zugreifen und bei Überschreifung einen AuufgabenErstellungs-Workflow starten

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