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Erinnerungs-Workflow einem Kalender hinzufügen

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Fabian´s Blog [SharePoint MVP]

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Die Erinnerungsfunktion des Outlook-Kalenders ist vermutlich eine Funktion, die nicht nur ich für meine tägliche Arbeit schätzen gelernt habe. Leider liefert der SharePoint-Kalender keine Standardfunktion, sich beim Eintritt eines Ereignisses oder Termins erinnern zu lassen. Wie der Kalender um diese Funktion bereichert werden kann, werde ich heute beschreiben.

Die einfachste Variante eine Erinnerung einem Kalender oder einer anderen SharePoint-Liste hinzuzufügen ist eine Workflow.


Spalte für die Erinnerungszeit erstellen

Zunächst werde ich dem Kalender eine neue Spalte hinzufügen, über die der Benutzer die Erinnerungszeit in Minuten auswählen kann.

  • Einstellungen > Spalte erstellen
  • Name: Erinnerung
  • Typ: Auswahl (Menü)
  • Auswahlfelder: 0, 15, 30, 45, 60 usw.

Die Erinnerungszeit muss für die Berechnung noch negiert werden. Für diesen Zweck habe ich eine weitere berechnetet Spalte erstellt.

  • Einstellungen: Spalte erstellen
  • Name: Erinnerung (Dauer)
  • =[Erinnerung]*-1
  • Datentyp: Zahl


Neuen Workflow erstellen

Im nächsten Schritt wird der Workflow erstellt, der mithilfe der Erinnerungszeit eine Benachrichtigungsmail an den Ersteller des Eintrags sendet. Der Workflow kann ohne Programmierung über den SharePoint Designer erstellt werden.

  • SharePoint Designer öffnen
  • Datei > Website öffnen
  • Site Collection auswählen
  • Datei > Neu > Workflow

  • Name: Erinnerung senden
  • Liste: Kalender
  • Diesen Workflow automatisch starten, wenn ein neues Element erstellt wird

Die berechnete negierte Erinnerungszeit muss für die Ausführung des Workflows in einer Variablen gespeichert werden.

  • Variablen
  • Hinzufügen
  • Name: Erinnerungszeit
  • Typ: Datum/Uhrzeit

Danach können die Workflowschritte konfiguriert werden. Der Workflow besteht aus zwei Schritten. Im ersten Schritt wird vom Anfangsdaum die vom Benutzer definierte Erinnerungszeit in Minuten abgerechnet und in der lokalen Variablen Erinnerung abgespeichert. Im Anschluss wird der Workflow angehalten, bis die berechnete Erinnerungszeit erreicht ist, wonach eine E-Mail an den Ersteller der Nachricht gensendet wird.

  • Schrittname: Erinnerungszeit berechnen
  • Aktionen > Zeit zum Datum hinzufügen
  • Kalender:Erinnerung (Dauer) Minuten zu Kalender:Anfangszeit hinzufügen (Ausgabe in Variable: Erinnerungszeit)

Im nächsten Schritt wird über eine Aktion der Workflow angehalten, bis die Erinnerungszeit erreicht ist und im Anschluss ein E-Mail versendet. Zuvor wird über eine Bedingung geprüft, ob die berechnete Zeit vor dem Erstellungsdaum liegt, um zu verhindern, dass der Workflow für eine übermäßig lange Zeit in einen persistenten Zustand versetzt wird.

  • Workflowschritt hinzufügen
  • Bedingung > Jede Datenquelle vergleichen
  • Wenn Kalender: Erstellt ist kleiner als Variable: Erinnerungszeit
  • (Das Erstellungsdatum wird dem aktuellen Element und die Erinnerungszeit aus den Workflowdaten nachgeschlagen)
  • Aktionen: Bis Datum anhalten
  • Bis Variable: Erinnerungszeit anhalten
  • Aktionen: E-Mail senden
  • Diese Nachricht anpassen
  • An: Benutzer, der den aktuellen Eintrag erstellt hat
  • Betreff: Aktuelles Element: Titel
  • Ggf. kann auch der Textkörper durch Nachschlagfelder gefüllt werden
     

Jetzt kann der Assistent fertig gestellt werden, wonach der Workflow in der Liste aktiviert wird. Nach Erstellung eines neuen Kalendereintrags sollte die Erinnerungszeit über das berechnete Feld negiert und nach einer berechneten Pause eine E-Mail an den Ersteller gesendet werden.

 


Bereitgestellt 26 Mrz 2008 7:32 von Fabian Moritz
Gespeichert unter: ,

Kommentare

Benjamin geschrieben re: Erinnerungs-Workflow einem Kalender hinzufügen
on 26 Mrz 2008 9:29

Super No-Code Lösung!

Nur leider bleibt immer noch das leidige Deployment Thema. Gibts da mittlerweise schon eine Lösung?

http:// geschrieben re: Erinnerungs-Workflow einem Kalender hinzufügen
on 26 Mrz 2008 9:54

Hallo Fabian,

ein sehr schöner Artikel.

Einen Nachteil hat dieser Ansatz allerdings:

Wenn ich heute einen Termin für übernächste Woche erstelle und morgen wird der Termin vorverlegt auf nächste Woche, wird der laufende Workflow nicht beendet bzw. neu gestartet.

Das heißt für mich: Ich werde ich zwar eine Erinnerung für den Termin bekommen, allerdings eine Woche zu spät. Die Workflow-Daten werden nicht aktualisiert.

Grüße aus dem Münsterland,

Thomas Hildebrandt

http:// geschrieben re: Erinnerungs-Workflow einem Kalender hinzufügen
on 27 Mrz 2008 6:08

Hi,

Wie sich am letzten Screenshot sehr gut erkennen lässt, haben das SP1 bzw die diversen Patches zum Thema der verbuggten Wf-Delayaction nicht alle Probleme beseitigt ("warte für 2,6... Minuten" und 9 Minuten schläft der Wf?).

Froh können wir sein, dass MS das überhaupt hingekommen hat. In der ersten MOSS-Version ist der Wf aus der Delayaction _nie_ wieder aufgewacht.

PS: Du veröffentlichst dein Blog im Copyright von M.Greth? Soll das so?

http:// geschrieben re: Erinnerungs-Workflow einem Kalender hinzufügen
on 27 Mrz 2008 16:49

Hallo Thomas,

um eine Terminänderung zu berücksichtigen, wäre folgende Vorgehensweise denkbar:

1. Vor einer Änderung eines Kalenderelements den Workflow beenden (geht ja über die entsprechende Schaltfläche).

2. Im Workflow selbst die Aktivierung nicht nur auf das Neu-Anlegen von Objekten, sondern auch für die Änderung bestehender Objekte einstellen.

Dann funktioniert es eigentich zufriedenstellend!

Dirk Larisch

TrackBack geschrieben SharePoint Kaffeetasse #49
on 28 Mrz 2008 13:18

SharePoint Kaffeetasse #49

TrackBack geschrieben SharePoint Kaffeetasse #49
on 28 Mrz 2008 13:44

SharePoint Kaffeetasse #49

http:// geschrieben re: Erinnerungs-Workflow einem Kalender hinzufügen
on 31 Mrz 2008 15:32

Schöne Lösung, nur bei Serienterminen kommt leider nur einmalig eine Benachrichtigung. Irgendeine Idee, wie man das noch in Griff bekommen könnte?

http:// geschrieben re: Erinnerungs-Workflow einem Kalender hinzufügen
on 8 Apr 2008 9:49

Dankesehr, der Artikel hat mir sehr geholfen!

http:// geschrieben re: Erinnerungs-Workflow einem Kalender hinzufügen
on 23 Mai 2008 16:24

Eine super Lösung, leider funkioniert mit Serien (wiederholte Ereginisse) nicht. Hat jemand eine Lösung?