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Workflows in SharePoint 2007 (Teil 3: Workflows mit dem SharePoint Designer erstellen)

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Fabian´s Blog [SharePoint MVP]

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Nach einer längeren Blogging-Pause wegen diverser Projekte schaffe ich es heute endlich, den dritten Teil zur Workflow-Artikelserie zu veröffentlichen. Heute möchte ich zeigen, wie mithilfe des SharePoint Designers 2007 ein einfacher Genehmigungsworkflow erstellt werden kann.

Meine Umgebung besteht aus einer einfachen Standard SharePoint Site mit einer Dokumentenbibliothek. Für diese Bibliothek wurde eine zusätzliche Spalte definiert in der Dokumentkategorien gespeichert sind.



Für diese Dokumentenbibliothek werde ich einen Workflow erstellen, der für alle neu hochgeladenen Dokumente eine Genehmigungsaufgabe generiert. Wenn das neue Dokument von der Kategorie „Management“ ist, soll zusätzlich noch eine E-Mail an einen Verteiler gesendet werden.

Um einen Workflow für diese Bibliothek zu erstellen, muss sie mit dem SharePoint Designer geöffnet werden. Am einfachsten über den Button Edit in Microsoft Office SharePoint Designer.



Über das Menü File > New > Workflow… kann die Erstellung eines neuen Workfows initiiert werden.



Danach öffnet sich ein Assistent.



Zunächst bekommt der neue Workflow einen Namen. Dann muss die Liste ausgewählt werden, für die der Workflow registriert werden soll. An dieser Stellt wird eine erste Einschränkung deutlich: Über den SharePoint Designer erstellte Workflows können nur für eine einzelne Liste erstellt werden.
 Im letzten Abschnitt muss noch der Starttyp für den Workflow festgelegt werden.

Im unteren Bereich des Assistenten befinden sich drei Buttons, die ich kurz erklären möchte. Über Check Workflow kann jederzeit geprüft werden, ob der Workflow einen Fehler enthält. Der zweite Button ermöglicht die Definition von Initialisierungsparameter. Diese Variablen sind besonders bei manuell gestarteten Workflows wichtig, da hierüber unterschiedliche Informationen oder Parameter dem Workflows mitgeliefert werden können. Neben den Initialisierungsparametern können auch weitere Variablen über den Button Variables hinzugefügt werden.

Im nächsten Abschnitt müssen die einzelnen Workflowschritte konfiguriert werden. Ein Workflowschritt besteht aus der Kombination von Bedingungen und Aktionen. Der erste Schritt besteht aus der Erstellung einer Genehmigungsaufgabe. Da diese Aufgabe für jedes neue Dokument erstellt werden soll, wir an diesen Prozess keine Bedingung vorangestellt und stattdessen nur eine Aktion definiert. Der SharePoint Designer liefert eine ganze Reihe an vordefinierten Aktionen. Dazu gehören zum Beispiel die Aktualisierung, Erzeugung oder Kopie eines Listeneintrags, das Versenden von E-Mails oder auch die Erstellung einer Aufgabe. Letzteres kann über den Button Assign a To-do Item angestoßen werden.



Die vom Assistenten hinzugefügte Aktion muss nun angepasst werden.  



Dazu gehört die Konfiguration der Aufgabe selbst und die Definition, welchen Personen die Genehmigungsaufgabe zugewiesen werden soll. Beide Arbeitsschritte werden durch zusätzliche Assistenten unterstützt.

Damit ist die Konfiguration des ersten Arbeitsschrittes innerhalb des Genehmigungsworkflows auch schon beendet.



Im zweiten Schritt soll die automatische Versendung einer E-Mail implementiert werden. Die Nachricht soll allerdings nur versendet werden, wenn das neue Dokument von der Kategorie „Management“ ist. Aus diesem Grund muss für diesen Schritt zunächst eine Bedingung definiert werden. Ähnlich wie bei den Aktionen, stellt der SharePoint Designer eine Reihe von vorgefertigten Bedingungen bereit. In unserem Beispiel können wir gleich die erste Vorlage verwenden: Compare Documents field



Über unterschiedliche Drop-Down-Felder können die Variablen der Bedingung sehr einfach mit Werten befüllt werden.



Als nächstes kann die E-Mail konfiguriert werden. Hierfür stellt der SharePoint Designer die Aktion Send an E-mail zur Verfügung. Die E-Mail-Nachricht kann jetzt nach Belieben angepasst werden. Dazu gehört die Auswahl des oder der E-Mail-Empfänger, des Betreffs und der eigentlichen Nachricht. Der SharePoint Designer stellt unterschiedliche Möglichkeiten bereit, Informationen nachzuschlagen. In meinem Beispiel habe ich über den Button Add Lookup to Body definiert, dass der Titel des Dokumente, der Benutzer und der Zeitpunkt der Erstellung innerhalb des Nachrichtentextes ersetzt werden soll.



Damit ist die Konfiguration des Genehmigungsworkflows auch schon beendet und der Assistent kann fertig gestellt werden.



Mit Beediung des Assistenten wird der Workflow automatisch generiert und für die Dokumentenbibliothek registriert. In der Folder List des SharePoint Designers sollte nach einigen Augenblicken unterhalb des Menüpunkts Workflows der neue Genehmigungs-Workflow erscheinen.



Wie bereits in Teil 1 beschrieben, besteht der Workflow aus unterschiedlichen Dateien. Wichtig sind die XOML- und die unterschiedlichen ASPX-Dateien. Die ASPX-Dateien repräsentieren die Formulare der einzelnen Workflow-Schritte und können im Nachhinein über den SharePoint Designer angepasst werden. Um den Workflow zu editieren, muss die XOML-Datei geöffnet werden.

Nachdem der Workflow erstellt und registriert ist, kann er über die Weboberfläche der SharePoint Site getestet werden. Über das Kontextmenü Workflows eines Dokuments kann der neue Genehmigungsworkflow auch manuell gestartet werden.



Weitere Informationen zu den einzelnen Workflowschritten erspare ich mir an dieser Stelle einfach mal, da ich das ja schon in Teil 2 ausführlich beschrieben habe. Im vierten Teil, der hoffentlich nicht so lange auf sich warten lässt, werde ich mich mit dem Thema Workflow-Entwicklung über Visual Studio 2005 befassen.

Bereitgestellt 2 Okt 2006 7:34 von Fabian Moritz
Gespeichert unter: ,

Kommentare

TrackBack geschrieben SharePoint-Blogging aus deutschen Landen
on 6 Okt 2006 14:21

SharePoint-Blogging aus deutschen Landen

http:// geschrieben re: Workflows in SharePoint 2007 (Teil 3: Workflows mit dem SharePoint Designer erstellen)
on 12 Okt 2006 7:33

Die Bilder deiner Artikel werden nicht angezeigt.

Jens geschrieben Fehlermeldung: "WWF steht nicht zur Verfügung"
on 5 Nov 2006 21:13

Hallo Fabian,

kann die Seite einer Dokumentbibliothek mit SPD öffnen. Will ich aber einen neuen WF erstellen, erhalte ich ein PopUp Fenster "Fehlende Komponente erkannt" mit der Info:

"Der WF-Designer steht nicht zur Verfügung, da dafür folgende Komponenten erforderlich sind:

MS Windows Workflow Foundation..."

Nachinstallieren durch Klick auf den Link führt zu einer MS Seite mit dem Hinweis "Der angeforderte Download ist nicht verfügbar."

Muss denn WWF (nach Update auf B2TR in .NET 3.0 enthalten) lokal auf dem PC installiert sein, auf dem SPD läuft? Oder muss der SPD direkt auf dem Server installiert sein?

Meine Konfig:

Server: MOSS2007 B2TR unter 2003 R2

Client: SPD2007 B2TR unter WinXPProf SP2

Beste Grüße,

Jens

http:// geschrieben re: Workflows in SharePoint 2007 (Teil 3: Workflows mit dem SharePoint Designer erstellen)
on 9 Nov 2006 14:52

Hallo Fabian,

nun, da der Link innerhalb der Fehlermeldung nicht mehr ins Leere führt (und nachdem ich auch noch ein bisschen mehr gelesen habe: office.microsoft.com/.../HA101005911031.aspx) ist alles klar - .NET FrameWork 3.0 installiert und schon klappt es.

Gruß, Jens

TrackBack geschrieben OnePage Workflow in SharePoint 2007
on 27 Nov 2006 21:45

OnePage Workflow in SharePoint 2007

TrackBack geschrieben OnePage Workflow in SharePoint 2007
on 28 Nov 2006 9:11

OnePage Workflow in SharePoint 2007

TrackBack geschrieben Workflow-Entwicklung Teil 2 - E-Mail-Aktivität mit benutzerdefinierter Absenderadresse für den SharePoint Designer
on 27 Aug 2007 6:19

Workflow-Entwicklung Teil 2 - E-Mail-Aktivität mit benutzerdefinierter Absenderadresse für den SharePoint Designer

TrackBack geschrieben SPPD052 SharePointPodcast
on 9 Jun 2009 10:49

SPPD052 SharePointPodcast

Michael geschrieben re: Workflows in SharePoint 2007 (Teil 3: Workflows mit dem SharePoint Designer erstellen)
on 18 Mrz 2010 14:12

Hallo Fabian

Das ist ein super Tutorial mit einem einfach zu verstehenden Beispiel.

Gruss

Michi