Nach einer längeren Blogging-Pause wegen diverser Projekte schaffe ich es heute endlich, den dritten Teil zur Workflow-Artikelserie zu veröffentlichen. Heute möchte ich zeigen, wie mithilfe des SharePoint Designers 2007 ein einfacher Genehmigungsworkflow erstellt werden kann.
Meine Umgebung besteht aus einer einfachen Standard SharePoint Site mit einer Dokumentenbibliothek. Für diese Bibliothek wurde eine zusätzliche Spalte definiert in der Dokumentkategorien gespeichert sind.
Für diese Dokumentenbibliothek werde ich einen Workflow erstellen, der für alle neu hochgeladenen Dokumente eine Genehmigungsaufgabe generiert. Wenn das neue Dokument von der Kategorie „Management“ ist, soll zusätzlich noch eine E-Mail an einen Verteiler gesendet werden.
Um einen Workflow für diese Bibliothek zu erstellen, muss sie mit dem SharePoint Designer geöffnet werden. Am einfachsten über den Button
Edit in Microsoft Office SharePoint Designer.
Über das Menü
File > New > Workflow… kann die Erstellung eines neuen Workfows initiiert werden.
Danach öffnet sich ein Assistent.
Zunächst bekommt der neue Workflow einen Namen. Dann muss die Liste ausgewählt werden, für die der Workflow registriert werden soll. An dieser Stellt wird eine erste Einschränkung deutlich: Über den SharePoint Designer erstellte Workflows können nur für eine einzelne Liste erstellt werden.
Im letzten Abschnitt muss noch der Starttyp für den Workflow festgelegt werden.
Im unteren Bereich des Assistenten befinden sich drei Buttons, die ich kurz erklären möchte. Über
Check Workflow kann jederzeit geprüft werden, ob der Workflow einen Fehler enthält. Der zweite Button ermöglicht die Definition von Initialisierungsparameter. Diese Variablen sind besonders bei manuell gestarteten Workflows wichtig, da hierüber unterschiedliche Informationen oder Parameter dem Workflows mitgeliefert werden können. Neben den Initialisierungsparametern können auch weitere Variablen über den Button
Variables hinzugefügt werden.
Im nächsten Abschnitt müssen die einzelnen Workflowschritte konfiguriert werden. Ein Workflowschritt besteht aus der Kombination von Bedingungen und Aktionen. Der erste Schritt besteht aus der Erstellung einer Genehmigungsaufgabe. Da diese Aufgabe für jedes neue Dokument erstellt werden soll, wir an diesen Prozess keine Bedingung vorangestellt und stattdessen nur eine Aktion definiert. Der SharePoint Designer liefert eine ganze Reihe an vordefinierten Aktionen. Dazu gehören zum Beispiel die Aktualisierung, Erzeugung oder Kopie eines Listeneintrags, das Versenden von E-Mails oder auch die Erstellung einer Aufgabe. Letzteres kann über den Button
Assign a To-do Item angestoßen werden.
Die vom Assistenten hinzugefügte Aktion muss nun angepasst werden.
Dazu gehört die Konfiguration der Aufgabe selbst und die Definition, welchen Personen die Genehmigungsaufgabe zugewiesen werden soll. Beide Arbeitsschritte werden durch zusätzliche Assistenten unterstützt.
Damit ist die Konfiguration des ersten Arbeitsschrittes innerhalb des Genehmigungsworkflows auch schon beendet.
Im zweiten Schritt soll die automatische Versendung einer E-Mail implementiert werden. Die Nachricht soll allerdings nur versendet werden, wenn das neue Dokument von der Kategorie „Management“ ist. Aus diesem Grund muss für diesen Schritt zunächst eine Bedingung definiert werden. Ähnlich wie bei den Aktionen, stellt der SharePoint Designer eine Reihe von vorgefertigten Bedingungen bereit. In unserem Beispiel können wir gleich die erste Vorlage verwenden:
Compare Documents field
Über unterschiedliche Drop-Down-Felder können die Variablen der Bedingung sehr einfach mit Werten befüllt werden.
Als nächstes kann die E-Mail konfiguriert werden. Hierfür stellt der SharePoint Designer die Aktion
Send an E-mail zur Verfügung. Die E-Mail-Nachricht kann jetzt nach Belieben angepasst werden. Dazu gehört die Auswahl des oder der E-Mail-Empfänger, des Betreffs und der eigentlichen Nachricht. Der SharePoint Designer stellt unterschiedliche Möglichkeiten bereit, Informationen nachzuschlagen. In meinem Beispiel habe ich über den Button
Add Lookup to Body definiert, dass der Titel des Dokumente, der Benutzer und der Zeitpunkt der Erstellung innerhalb des Nachrichtentextes ersetzt werden soll.
Damit ist die Konfiguration des Genehmigungsworkflows auch schon beendet und der Assistent kann fertig gestellt werden.
Mit Beediung des Assistenten wird der Workflow automatisch generiert und für die Dokumentenbibliothek registriert. In der Folder List des SharePoint Designers sollte nach einigen Augenblicken unterhalb des Menüpunkts
Workflows der neue Genehmigungs-Workflow erscheinen.
Wie bereits in
Teil 1 beschrieben, besteht der Workflow aus unterschiedlichen Dateien. Wichtig sind die XOML- und die unterschiedlichen ASPX-Dateien. Die ASPX-Dateien repräsentieren die Formulare der einzelnen Workflow-Schritte und können im Nachhinein über den SharePoint Designer angepasst werden. Um den Workflow zu editieren, muss die XOML-Datei geöffnet werden.
Nachdem der Workflow erstellt und registriert ist, kann er über die Weboberfläche der SharePoint Site getestet werden. Über das Kontextmenü Workflows eines Dokuments kann der neue Genehmigungsworkflow auch manuell gestartet werden.
Weitere Informationen zu den einzelnen Workflowschritten erspare ich mir an dieser Stelle einfach mal, da ich das ja schon in
Teil 2 ausführlich beschrieben habe. Im vierten Teil, der hoffentlich nicht so lange auf sich warten lässt, werde ich mich mit dem Thema Workflow-Entwicklung über Visual Studio 2005 befassen.
Bereitgestellt
2 Okt 2006 7:34
von
Fabian Moritz